Une entreprise a besoin d'une gestion rationnelle de l'information qu'elle crée ou assemble, dans le but de pouvoir la retrouver facilement, la conserver tant qu'elle est utile et l'éliminer lorsque ce n'est plus le cas, tout en économisant le temps des employés et les espaces à disposition.

Le document suit un processus continu qui va de sa création à son élimination ou à sa conservation. Les trois âges des archives - archives courantes, intermédiaires et définitives - forment les trois stades de ce processus.

Une entreprise a donc tout intérêt à se doter d'instruments et de procédures pour permettre une gestion continue du flux documentaire tout au long de ces trois stades. Gain de temps, de place, économies et aide à la décision stratégique sont les avantages avérés d'une politique d'archivage adaptée.

Archives & Plus vous aide à concevoir les outils et les procédures nécessaires à une gestion cohérente et homogène de vos archives, tels que plan de classement, calendrier de conservation, inventaire, etc.

Des petits riens peuvent aisément améliorer la gestion des documents au quotidien. Commencez simplement par identifier correctement vos classeurs et boîtes d'archives, en y inscrivant une information pertinente. C'est déjà du temps gagné sur la recherche ! Certains documents, dépourvus de valeur administrative ou juridique, peuvent être éliminés après un certain laps de temps. Vous économisez ainsi de la place dans vos classeurs ou boîtes d'archives !

 

Moment du cycle Opération   Outils
Archives courantes
(documents actifs,
relatifs à des affaires
en cours)
Création ou réception Tableau de distribution
Classement Plan de classement
Epuration Instructions internes
Archives intermédiaires
(documents semi-actifs,
relatifs à des affaires
traitées, à conserver
en vertu de délais
de prescritpion légaux)
Classement Plan de classement
Tri Calendrier de conservation
ou tableau de tri
Elimination ou versement Bordereaux d'élimination
ou de versement
Archives définitives
(documents inactifs,
relatifs à des affaires
closes, à conserver
en raison de leur intérêt
historique ou
juridique résiduel)
Classement Plan de classement
Description Inventaire, index
Consultation Instruments de recherche

© Séminaire CEP "Les principes et les méthodes de classement", Archives Cantonales Vaudoises, novembre 1998

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