La conservation des documents comptables est définie dans le Code des obligations (CO) (Titre trente-deuxième : De la comptabilité commerciale) et dans l'Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico).

Les livres, les pièces comptables et la correspondance doivent être gardés pendant 10 ans (Art. 962 CO). Ce délai commence à la fin de l'exercice annuel, et non pas à la fin de l'année civile.

Les livres, les pièces comptables et la correspondance peuvent être tenus et conservés par écrit, par un moyen électronique ou par un moyen comparable (support de données non modifiable ou support d'images), pour autant que la conformité avec la transaction de base soit garantie et qu'ils ne puissent être modifiés sans que la modification soit apparente. Ils doivent pouvoir être rendus lisibles en tout temps et sans l'aide d'instruments (Art. 957 et 963 CO et Art. 6 Olico).

Le compte d'exploitation et le bilan doivent être conservés par écrit, signés et lisibles sans l'aide d'instruments (Art. 957 CO).

Les livres, les pièces comptables et la correspondance conservés par un moyen électronique ou par un moyen comparable ont la même force probante que ceux qui sont lisibles sans l'aide d'instruments (Art. 957 CO).

 

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