Chaque support de conservation présente ses avantages et ses inconvénients. Choisir le support adéquat implique de connaître :

  • l'usage qui sera fait du document
  • sa durée de conservation
  • sa valeur administrative, légale ou historique

Le problème devient plus complexe pour les documents numériques. C'est avant tout l'accès aux données qui doit être garanti. La lecture de l'information dépend d'appareils et de logiciels qui évoluent très rapidement. La durée de vie de l'appareil de lecture, sa popularité, sa maintenance ainsi que les mises à jour successives des logiciels détermineront la durée de vie du support qui leur sont liés.

Conservés dans des conditions optimales et manipulés avec soin, les supports suivants ont une durée de vie de :

  • 50 ans à plusieurs siècles pour le papier, selon la qualité du papier, de l'encre et de l'impression
  • 500 ans pour le microfilm
  • 10 à 30 ans pour les bandes magnétiques
  • 5 à 10 ans pour les disques optiques (CD-Rom et DVD)
  • 5 à 15 ans pour les disquettes
  • 5 à 15 ans pour les disques durs

Le choix d'un support de conservation doit également tenir compte des critères suivants :

  • coûts liés à la conservation dans le temps
  • valeur probante du support
  • risques liés à la conservation (feu, eau, virus informatiques, etc.)
  • investissement nécessaire pour assurer les conditions de conservation idéales (mobilier, température, hygrométrie, etc.)
  • coûts de maintenance du matériel et des logiciels
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