Le Records Management réfère à la gestion des processus de création, d'organisation, de maintenance, d'utilisation, de recherche et d'élimination des documents produits par l'entreprise. En assurant la mise à jour et la disponibilité des informations au sein du système et leur régulation, il participe à la réduction des coûts, à la productivité de l'organisation et à la démarche qualité. Il détermine, entre autres, les documents à conserver pour assurer le fonctionnement et la traçabilité des activités, les durées de conservation pour des raisons administratives, légales, financières et historiques, les responsabilités des services producteurs et le sort final des documents.

Né au milieu du 20ème siècle aux Etats-Unis, le Records Management est apparu pour répondre aux contraintes liées à l'inflation exponentielle de la masse documentaire. Il oblige à tenir compte de l'évolution des propriétés des documents et du support de l'information. Intrinsèquement lié à l'archivistique, le Records Management l'enrichit en y apportant ses spécificités et sa modernité, notamment en puisant des éléments dans d'autres compétences telles que la documentation, la qualité, l'informatique et le droit.

Au moyen d'une politique et d'un système de gestion des documents, le Records Management a pour objectif :

  • de s'inscrire dans une gestion globale de l'information, quels que soient la forme, la provenance ou le type de documents
  • de promouvoir une approche intégrée du cycle de vie des documents
  • d'assurer la constance, la cohérence, l'uniformité, l'efficacité et la productivité des tâches d'organisation et de gestion
  • de capitaliser l'expertise acquise, en rendant disponible l'information nécessaire à la prise de décision
  • de garantir la conservation et l'accessiblité des documents dans le temps
  • de répondre aux obligations légales, réglementaires et environnementales, ainsi qu'aux normes, standards et bonnes pratiques
  • d'assurer l'authenticité, la fiabilité, l'intégrité et l'utilisation d'un document en gérant les droits d'accès et la traçabilité, en protégeant le document de toute manipulation, usage, perte ou dissimulation frauduleux, en garantissant l'accessibilité, la consultation et la compréhension d'un document

Le Records Management est un système transversal et global qui réunit l'ensemble de l'entreprise, de ses employés et de ses activités. Il lui permet d'exercer un meilleur contrôle de la production, de la distribution et de la conservation des documents en obtenant une meilleure efficacité de réutilisation de l'information.

© 2001-2011 Archives & Plus SA
45b Rte des Acacias - Case postale 1348 - CH 1211 Genève 26 - Suisse - Tél. +41 22 300 32 36 - Fax +41 22 300 32 41